Pretože úspech spätnej väzby nezávisí len od toho, aké frázy povieme.
Vo veľkej miere závisí od vecí, ktoré sa dejú ešte predtým, než otvoríme dvere na zasadačke.
Tu je 5 otázok, ktoré vám odporúčam si ujasniť, kým otvoríte dvere na zasadačke (a idete dať spätnú väzbu):
1. Ako vnímate toho druhého ?
Nie to, čo povieme, ale to čo nepovieme často rozhoduje o atmosfére rozhovoru.
Aký postoj máte k človeku, ktorému idete dať spätnú väzbu?
Pozeráte sa na neho ako na rovnocenného partnera,
- s ktorým idete hľadať riešenie nejakej nezhody alebo nesúladu?
- kto má na svoje správanie relevantný dôvod a komu sa dá porozumieť
- Kto má svoje potreby, ktoré si chce v spolupráci napĺňať?
Alebo ho vnímate toho druhého ako problém či vinníka?
Ako niekoho, kto vám kazí spoluprácu (niečo iné) a koho je potrebné “opraviť” alebo zneškodniť, prípadne sa mu radšej vyhýbať?
Akékoľvek slová totiž použijete, váš postoj presakuje.
A ľudia ho vedia vycítiť.
Ak je rovnocenný (Ja som OK – Ty si OK – podľa transakčnej analýzy) – šance na úspech sa zvyšujú.
Ak ten druhý, spätná väzba sa veľmi rýchlo mení na kritiku, poučovanie a neskôr súboj.
TIP:
Skôr než otvoríte dvere, skúste si položiť otázku:
Viem tohto človeka vnímať ako niekoho, kto má na svoje konanie dobrý dôvod a ide mu primárne o napĺňanie svojich potrieb ?
Ak nie, zrejme aj vy na to máte dobrý dôvod.
A o ňom by ste sa s danou osobou mali primárne rozprávať – ak chcete váš vzťah a spoluprácu v niečom zlepšiť.
Vaša odpoveď nemá byť správna, ale úprimná. Pretože na jej základe potom viete, ako postupovať ďalej, a aké dôsledky očakávať.
2. Viete presne, čo chcete povedať?
Veľa spätných väzieb neprejde na druhú stranu nie preto, že by ľudia nevedeli komunikovať.
Ale preto, že si pred komunikovaním neurobia poriadok v hlave.
Často pozorujem, že v spätnej väzbe buď chýba relevantná informácia – PREČO je niečo problém a rovno sa sústreďuje na riešenia, alebo zas dlho sa zamotajú ľudia v tom, či čo a prečo je problém, a chýba jasná požiadavka na zmenu.
TIP: Spôsobov upratania si v hlave je mnoho, ale podľa mňa neexistuje nič výstižnejšie a efektívnejšie ako postup 4P nenásilnej komunikácie:
-
Pozorovanie – čo sa konkrétne stalo, na čo chcem poukázať? (bez môjho hodnotenia a interpretácie)
-
Pocit – aký pocit alebo postoj to vo mne vyvolalo?
-
Potreba – čo je pre mňa dôležité, a v tejto situácii mi to chýbalo?
-
Prosba / požiadavka – čo by som chcela do budúcna – aké zapojenie druhej osoby?
Príklad rozdielu:
❌ S týmto človekom sa nedá spolupracovať, večne mešká na porady.” (pôvodná myšlienka v hlave)
✔️ Na posledných dvoch poradách prišiel s meškaním.
Následne mal otázky na veci, ktoré som hovoril už na začiatku, čo sa mi nepáčilo, lebo to prerušovalo a naťahovalo diskusiu. Potrebujem efektívnosť a spoľahlivosť a chcem, aby tento človek chodil na porady načas.
Štruktúra sama o sebe zázrak neurobí.
Ale pomôže vám povedať to podstatné – bez omáčok, skrytého napätia a s jasným cieľom.
3. Viete, ako pokračovať?
Veľa lídrov si predstavuje spätnú väzbu ako jednosmerný oznam.
Poviem svoje 4P (v tom lepšom prípade), a čakám, že ten druhý sa za spätnú väzbu poďakuje a zaimplementuje do svojho správania.
V drvivej väčšine prípadov to takto ale neprebieha.
TIP: Spätná väzba (ak to nemá byť jednostranná kritika) je obojsmerný rozhovor, v ktorom vedome dávam priestor aj druhej strane:
- Čo porozumel, že vás trápi, a ako to vníma?
- Ako situáciu vnímal on?
- Aké sú jeho 4P?
Často sa až v tejto časti ukáže, že:
-
druhý človek situáciu pochopil úplne inak
-
mal iné informácie
-
nerozumel alebo nesúhlasí s tým, čo od neho očakávate
Kvalitná spätná väzba preto nekončí jednostranným vysypaním formuliek. Ale ani výmenou názorov.
Končí až obojstrannou dobrovoľnou dohodou o ďalšom kroku.
4. Viete, že druhá strana nebude nadšená, však?
Pre väčšinu ľudí je prijímanie spätnej väzby stresujúce.
Mozog to často vyhodnotí ako ohrozenie statusu alebo kompetencie.
A vtedy sa nám zapínajú evolučné reakcie:
Únik (výhovorky, obhajoba…)
„Nemal som na to čas…“
„To bolo len výnimočne…“
Útok (podrývanie, obviňovanie, spochybňovanie…)
„Ale veď aj ostatní to robia…“
„Tie čísla aj tak neboli presné…“
Zamrznutie
ticho, minimálne reakcie, zdanlivý súhlas bez diskusie
TIP: Rátajte s tým, že sa to stane.
A keď sa to stane – neberte si prvú reakciu osobne + nechajte druhému čas na spracovanie vašich slov.Obzvlášť pri dôležitých alebo ošemetných témach vašu spoluprácu (alebo spolužitie) môže zachrániť veta: „Skús nad tým porozmýšľať a vráťme sa k tomu zajtra.“
5. Viete, aké máte konto?
Každý vzťah má svoj emočný účet.
Ak človek s vami často zažíva rozhovory o tom,
čo má robiť inak, lepšie alebo viac, môže sa dostať do mínusu.
Obzvlášť, ak dostáva spätnú väzbu vo forme kritiky.
Vtedy mu klesá pocit bezpečia a spolupatričnosti. S veľkou pravdepodobnosťou bude na spätnú väzbu reagovať pred-podráždene. Útočiť, alebo sa brániť.
Naopak, ak medzi vami prúdi dostatok uznania a rešpektu, rozvojová spätná väzba sa prijíma výrazne ľahšie.
TIP: Dobrá správa je, že uznanie nemusí byť veľké ani formálne.
Stačia malé momenty v každodennej práci:
-
„Vďaka, že si ma upozornil na čas, mne ušlo, že už naťahujeme.“
-
„Oceňujem, že si to pripravil tak rýchlo.“
Pre ochotu meniť správanie je dôležité, aby ľudia zažívali
viac oceňujúcej spätnej väzby než tej rozvojovej.
Nie preto, aby sme sa vyhýbali náročným rozhovorom.
Ale preto, aby sme si vytvorili vo vzťahu bezpečie a chuť – zvládať ich spolu.
Spätná väzba teda nie je len súbor viet a komunikačných techník.
Jej efekt silno závisí najmä od nášho postoja k sebe a druhému, ako aj kvality vzťahu.
Tie rozhodujú ešte skôr, než otvoríme dvere na zasadačke.
Ak chcete, aby vaše spätné väzby viedli k zmene –
začnite práve tam – napríklad pomocou tohto videa.
Ak sa vám pri tom hodí pomoc, ozvite sa mi na 30-minútovú konzultáciu.
